Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo osobní údaje zpracovává

Provozovatelem služby Receptio je [●], IČO [●], se sídlem [●] (dále „my“).

Kontakt pro záležitosti ochrany osobních údajů: [●].

Naše role se liší podle toho, o jaké údaje jde: u údajů o vašem účtu a platbách jsme správcem my; u údajů volajících, kteří telefonují vašemu podniku, je správcem váš podnik (zákazník Receptia) a my jsme jeho zpracovatelem podle čl. 28 GDPR (viz Podmínky služby, část o zpracování osobních údajů).

2. Jaké údaje zpracováváme

• Údaje o účtu: jméno, e-mailová adresa, údaje o přihlášení (zajišťuje poskytovatel přihlášení Clerk).
• Údaje o vaší firmě a nastavení: název podniku, obor, časové pásmo, nastavení agentů, znalostní báze, pracovní doba, pravidla přesměrování, členové týmu.
• Platební údaje: o předplatném a fakturaci. Číslo platební karty nikdy neukládáme, zpracovává ho společnost Stripe.
• Údaje o hovorech: telefonní číslo volajícího, datum, čas a délka hovoru, nahrávka hovoru, přepis, shrnutí a náklady hovoru. Hlas volajícího a obsah hovoru mohou obsahovat osobní údaje, které volající sám sdělí.
• Technické údaje: IP adresa a záznamy o provozu nutné k zabezpečení a provozu služby.
• Cookies a místní úložiště prohlížeče: viz Zásady cookies.

3. Účely a právní základy

• Poskytování služby a plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR): vytvoření účtu, provoz AI asistenta, doručování shrnutí hovorů, správa předplatného.
• Plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c): účetní a daňové doklady.
• Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f): zabezpečení služby, prevence zneužití a podvodů, řešení sporů, nezbytná provozní komunikace.
• Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a): ukládání preferencí v prohlížeči (jazyk, vzhled). Souhlas můžete kdykoli odvolat v Nastavení cookies.

Údaje o hovorech zpracováváme výhradně podle pokynů zákazníka, který hovory přijímá, a nepoužíváme je pro vlastní marketing.

4. Hovory a umělá inteligence (informace pro volající)

Hovory na čísla používající Receptio přijímá AI asistent, nikoli člověk. Ve výchozím nastavení je volající na začátku hovoru informován o tom, že mluví s AI, a také o tom, že hovor může být nahráván a přepisován.

Hovor se převádí na text, odpovědi formuluje jazykový model a vyslovuje je syntetický hlas. Asistent nepřijímá rozhodnutí s právními nebo obdobně závažnými účinky pro volajícího; může zaznamenat požadavek (např. rezervaci) a předat ho podniku nebo přepojit hovor na člověka, pokud to podnik nastavil.

Správcem údajů z hovoru je podnik, kterému voláte. S žádostmi o přístup, výmaz nebo námitku se na něj můžete obrátit přímo; my mu pomůžeme požadavek vyřídit.

5. Komu údaje předáváme

K provozu služby využíváme tyto zpracovatele (subdodavatele). Každý smí údaje používat jen pro poskytování své služby nám:

• Supabase: databáze (region EU, Frankfurt)
• Vercel: hosting aplikace
• Clerk: přihlášení a správa uživatelských účtů
• Stripe: platby a fakturace předplatného
• Vapi: řízení hlasových hovorů AI asistenta, nahrávky a přepisy
• Twilio: telefonní čísla a telekomunikační provoz
• ElevenLabs: syntéza hlasu asistenta
• OpenAI: jazykový model, který formuluje odpovědi asistenta
• Deepgram: přepis řeči volajícího na text
• Resend: odesílání e-mailů (shrnutí hovorů, upozornění)

Údaje můžeme dále sdělit orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon, a poradcům vázaným mlčenlivostí.

Osobní údaje neprodáváme.

6. Předávání mimo EHP

Někteří zpracovatelé sídlí nebo zpracovávají údaje mimo Evropský hospodářský prostor (zejména ve Spojených státech). Takové předání se opírá o mechanismy podle kapitoly V GDPR, zejména o standardní smluvní doložky Evropské komise nebo o rozhodnutí o odpovídající ochraně. Aktuální seznam zpracovatelů a použitých mechanismů poskytneme na vyžádání.

7. Jak dlouho údaje uchováváme

• Údaje o účtu a nastavení: po dobu trvání účtu; po jeho zrušení je odstraníme, pokud nám právní předpis neukládá je uchovat.
• Údaje o hovorech (nahrávky, přepisy, shrnutí): dokud je zákazník nesmaže; smazáním agenta se smaže i historie jeho hovorů. Lhůty uchovávání u subdodavatelů se řídí jejich podmínkami.
• Účetní a daňové doklady: po dobu stanovenou právními předpisy (u daňových dokladů obvykle až 10 let).
• Záznamy o provozu: po dobu nezbytnou pro zabezpečení a řešení incidentů.

8. Vaše práva

Podle GDPR máte právo na přístup k údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Souhlas můžete kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování před odvoláním.

Požadavky nám pošlete na [●]. Pokud se domníváte, že s údaji nakládáme v rozporu s právem, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz) nebo jiného dozorového úřadu ve svém státě.

9. Zabezpečení

Komunikace s aplikací je šifrovaná (HTTPS/TLS). Přístup k datům je omezen rolemi v rámci workspace a přístup k databázi je chráněn (vrstva přístupu je řízena serverem aplikace). Žádné zabezpečení však nelze zaručit absolutně; o případném porušení zabezpečení osobních údajů budeme informovat způsobem, který vyžaduje zákon.

10. Změny zásad

Zásady můžeme aktualizovat. Datum poslední aktualizace je uvedeno na této stránce; o podstatných změnách vás budeme informovat v aplikaci nebo e-mailem.